กรอบคิดและทักษะการแก้ปัญหาในองค์กร

เหตุใด "ทักษะการแก้ปัญหา" จึงเป็นหนึ่งในคุณสมบัติที่องค์กรไทยให้ความสำคัญอย่างยิ่งในการสรรหาบุคลากร

ทักษะนี้มีความสำคัญอย่างมากในชีวิตการทำงานและเป็นที่ต้องการขององค์กร เพราะหากบุคลากรสามารถแก้ปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพคือการเพิ่มศักยภาพในการทำงาน เพราะปัญหามักเกิดขึ้นเสมอ ไม่ว่าจะเป็นปัญหาเล็กหรือใหญ่  คนที่แก้ปัญหาเป็นแก้ปัญหาได้จะได้รับความน่าเชื่อถือ คนที่มีทักษะนี้จะได้รับความไว้วางใจจากเพื่อนร่วมงานและหัวหน้า นอกจากนี้ยังส่งเสริมความคิดสร้างสรรค์ เพราะการแก้ปัญหาให้ได้ผลลัพธ์ที่ดี ต้องใช้ความคิดนอกกรอบ

ทักษะการแก้ปัญหา (Problem-solving  Skill) คือ ความสามารถในการคิดวิเคราะห์ รับมือ และหาทางออกให้กับปัญหาหรืออุปสรรคที่เกิดขึ้น รวมถึงการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ 

กรอบคิด พิชิตปัญหา (Problem-solving mindset)

ผู้ประกอบการจำนวนไม่น้อยพบว่าคนทำงานไม่มีทักษะนี้ เนื่องจากเวลาพบปัญหาจะเริ่มการแก้ปัญหาด้วยการสอบถามหัวหน้างานหรือรอให้คนอื่น ๆ มาแก้ไขปัญหาให้ ดังนั้นจุดเริ่มต้นของการพัฒนาทักษะในการแก้ปัญหา คือต้องมีกรอบคิดว่าเราสามารถจัดการปัญหาและริเริ่มในการแก้ปัญหาได้เองก่อน และค่อยเริ่มเข้าสู่กระบวนการเพื่อหาทางออกให้กับปัญหาที่พบ กรอบความคิดนี้จะช่วยให้บุคคลหรือทีมสามารถเผชิญหน้ากับปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยไม่ย่อท้อหรือมองหาข้ออ้าง แต่จะมุ่งเน้นไปที่การค้นหาและลงมือแก้ไขปัญหาให้ลุล่วง ทุกปัญหา (ส่วนใหญ่) มีทางออก และที่สำคัญต้องมีความรู้สึกเป็น "เจ้าของปัญหา" ให้มีความรับผิดชอบในการหาทางออกให้กับปัญหาที่เจอ

สรุปแล้ว Mindset สำหรับ Problem Solving คือ การปรับเปลี่ยนวิธีคิดให้พร้อมเผชิญปัญหาอย่างสร้างสรรค์และไม่ย่อท้อ โดยเน้นการเรียนรู้ การปรับตัว และการมองหาทางออกอย่างเป็นระบบและยืดหยุ่น

ขั้นตอนและวิธีการในการแก้ปัญหา: DAE Model โดย ผู้นำธุรกิจ

ผู้นำธุรกิจขอนำเสนอโมเดลการแก้ปัญหาที่เรียกว่า DAE ซึ่งประกอบด้วย 1) นิยามปัญหาให้ชัดเจน (Define the Problem) 2) วิเคราะห์หาสาเหตุของปัญหา (Analyze the Cause) และ 3) ลงมือแก้ไขปัญหา (Execute the Solution) โดยแบ่งเป็นเพียง 3 ข้อหลักที่แตกต่างหรือเหมือนกับหลักการแก้ปัญหาแบบทั่วไปซึ่งอาจมีขั้นตอนถึง 6-7 ข้อ โมเดลนี้มีแนวคิดการแก้ปัญหาแบบเป็นธรรมชาติและไม่ซับซ้อนจนเกินไป แต่ก็สามารถนำไปใช้กับปัญหาที่มีความยากกว่าปัญหาทั่วไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ

1. นิยามปัญหาให้ชัดเจน (Define the Problem)  

การแก้ไขปัญหาจะประสบความสำเร็จได้ต้องเริ่มที่การนิยามปัญหาอย่างชัดเจนและเข้าใจง่ายเสียก่อน โดยการใช้คำพูดที่กระชับ ไม่คลุมเครือ เพื่อให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องตีความตรงกัน การกำหนดปัญหาที่ตรงจุดช่วยลดความสับสนและทำให้การวางแผนแก้ไขมีประสิทธิภาพมากขึ้น สิ่งสำคัญคือต้องแยกแยะให้ชัดระหว่าง “อาการ” ที่เรามองเห็นกับ “สาเหตุ” ที่แท้จริงของปัญหา เช่น หากพบว่ายอดขายลดลง (อาการ) สาเหตุอาจมาจากการตลาดที่ล้าสมัย หรือคู่แข่งเพิ่มขึ้น การแก้ไขที่สาเหตุจึงเป็นหนทางที่ยั่งยืน นอกจากนี้ยังต้องพิจารณาปัจจัยและข้อจำกัดที่เกี่ยวข้อง เช่น งบประมาณ เวลา หรือทรัพยากรที่มีอยู่ เพื่อกำหนดขอบเขตของปัญหาอย่างเหมาะสม

เมื่อเจอปัญหาที่ซับซ้อน ควรแบ่งปัญหาออกเป็นส่วนย่อย ๆ เพื่อให้เข้าใจและจัดการได้ง่ายขึ้น จากนั้นจึงเรียงลำดับความสำคัญของปัญหาแต่ละส่วน โดยพิจารณาจากผลกระทบหรือความเร่งด่วน เพื่อจัดสรรทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ การลดความซับซ้อนของปัญหาและย่อยปัญหาให้เล็กลงยังช่วยให้มองเห็นทางออกที่ชัดเจนและง่ายต่อการแก้ไข

2. วิเคราะห์หาสาเหตุของปัญหา (Analyze the cause)

การวิเคราะห์หาสาเหตุของปัญหาเป็นจะช่วยให้เราเข้าใจต้นตอที่แท้จริงของปัญหาที่เกิดขึ้น และนำไปสู่การแก้ไขอย่างตรงจุดและยั่งยืน โดยกระบวนการนี้ต้องอาศัยการคิดอย่างเป็นระบบและรอบด้าน การค้นหาสาเหตุที่แท้จริงของปัญหา

เริ่มต้นจากการไม่หยุดอยู่แค่การแก้ไขที่ “อาการ” ของปัญหา แต่ต้องค้นหาว่าสาเหตุที่แท้จริงคืออะไร เช่น การใช้เทคนิค “5 Whys” ที่จะถามคำถาม “ทำไม” ซ้ำ ๆ จนกว่าจะเจอต้นเหตุหลัก ซึ่งช่วยลดความผิดพลาดจากการสรุปผลเร็วเกินไปและเปิดโอกาสให้เห็นปัญหาในมุมลึกมากขึ้น นอกจากนี้ยังอาจใช้เครื่องมืออื่น ๆ เช่น แผนผังก้างปลา (Fishbone Diagram) เพื่อวิเคราะห์ปัจจัยต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง

3. ลงมือแก้ไขปัญหา (Execute the solution)

การลงมือแก้ไขปัญหา (Execute the Solution) เป็นขั้นตอนสำคัญที่ทำให้แนวทางที่วางไว้เกิดผลจริง โดยเริ่มจากการวิเคราะห์ข้อดีข้อเสียของแต่ละทางเลือก เพื่อให้เห็นจุดเด่น จุดด้อย และความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้น ต่อด้วยการพิจารณาความเป็นไปได้และทรัพยากรที่ต้องใช้ ทั้งเวลา งบประมาณ และบุคลากร เพื่อให้แน่ใจว่าสามารถปฏิบัติได้จริง จากนั้นจึงตัดสินใจเลือกวิธีการที่เหมาะสมที่สุดตามข้อมูลและเกณฑ์ที่กำหนด เช่น ความคุ้มค่า ประสิทธิภาพ หรือความพึงพอใจของผู้เกี่ยวข้อง เพื่อให้ได้แนวทางที่ดีที่สุดและตรงกับเป้าหมายมากที่สุด

หลังลงมือแก้ไขปัญหาแล้ว ต้องมีการติดตามผลระยะยาวอย่างต่อเนื่อง เพื่อประเมินว่าวิธีที่ใช้ได้ผลจริงหรือไม่ มีปัญหาอื่นตามมาหรือไม่ และสามารถปรับปรุงแนวทางได้หากจำเป็น การติดตามผลระยะยาวช่วยให้เห็นประสิทธิภาพของวิธีแก้ไขและเป็นข้อมูลสำคัญในการพัฒนาระบบในอนาคต